Nghệ thuật đặt câu hỏi thông minh

Nghệ thuật đặt câu hỏi thông minh

Dường như ta đã quên mất cách đặt câu hỏi đúng đắn. Một đứa trẻ 4 tuổi luôn tò mò với rất nhiều câu hỏi – những tràng không ngớt các câu “Tại sao?” và “Tại sao không?” quen thuộc. Nhưng rồi khi lớn dần lên, ta lại ít hỏi hẳn đi. Trong một khảo sát gần đây với trên 200 khách hàng, chúng tôi phát hiện các bậc phụ huynh ước tính rằng  có khoảng 70-80% cuộc nói chuyện của con cái họ xoay quanh các câu hỏi. Song, cũng chính những người này lại cho biết câu hỏi chỉ chiếm 15-25% trong tương tác hàng ngày của mình. Tại sao lại có sự giảm sút này?

Vấn đề từ việc đặt câu hỏi

Hãy nhớ lại thời bạn còn đang tuổi ăn tuổi học. Hẳn là bạn rất hay được công nhận hoặc khen thưởng khi đưa ra câu trả lời đúng. Sự khuyến khích này vẫn tiếp diễn trong cuộc sống sau này. Ở nơi công sở, ta tưởng thưởng cho người trả lời, chứ không phải người đặt ra câu hỏi. Việc thắc mắc về những hiểu biết thông thường thậm chí còn có thể khiến ta bị loại bỏ, cô lập hoặc bị xem là mối đe dọa.

Bởi lẽ ngày nay con người ta không còn muốn đưa ra quyết định “sớm nhất có thể” mà phải là “ngay bây giờ” và thậm chí là “đáng lẽ đã phải quyết định từ hôm qua rồi”, ta có xu hướng đi ngay đến quyết định thay vì đào sâu vấn đề bằng những câu hỏi. Tiếc thay, vấn đề này thường kéo theo các quyết định sai lầm. Đó là lý do tại sao ta buộc phải chậm lại và đặt ra nhiều câu hỏi chất lượng hơn. Ở viễn cảnh tốt nhất, ta sẽ đưa ra quyết định sáng suốt hơn. Còn nếu không được như vậy thì ít ra sau này ta sẽ không phải chỉnh sửa lại nhiều thứ.

Ngoài chuyện không hỏi đủ nhiều, nhiều người không nghĩ rằng các dạng câu hỏi khác nhau có thể tạo ra kết quả khác nhau. Bạn nên lèo lái cuộc nói chuyện bằng cách đặt đúng câu hỏi, dựa trên vấn đề bạn muốn giải quyết. Trong một số trường hợp, bạn sẽ muốn mở rộng góc nhìn vấn đề thay vì tập trung xoáy vào một điểm. Trong những trường hợp khác, bạn có thể muốn thách thức các giả định cơ bản hoặc khẳng định các hiểu biết của mình để tự tin hơn với kết luận mình đưa ra.

4 dạng câu hỏi quan trọng

– Câu hỏi làm rõ giúp ta hiểu hơn về điều đối phương nói. Không ít cuộc nói chuyện xảy ra trường hợp “ông nói gà bà nói vịt”. Việc đặt ra các câu hỏi làm rõ có thể giúp ta khám phá ý định thật sự của người nói. Không chỉ vậy, nó còn giúp ta hiểu nhau hơn và nhờ đó đặt ra những câu hỏi tiếp theo liên quan hơn. “Bạn có thể nói thêm về điều này không?” và “Tại sao bạn lại nói như vậy?” đều là những câu hỏi làm rõ. Mọi người ít khi đưa ra những câu hỏi này vì họ có xu hướng đặt ra giả định và tự hoàn thiện những phần thông tin còn thiếu.

– Câu hỏi nối tiếp được dùng để khám phá những khía cạnh liên quan của vấn đề vốn thường bị bỏ qua trong cuộc hội thoại. Những câu hỏi như, “Khái niệm này sẽ áp dụng như thế nào trong một bối cảnh khác?” hay “Đâu là những ứng dụng liên quan của công nghệ này?” đều được xếp vào dạng câu hỏi này. Lấy ví dụ, trong một buổi thảo luận về giá trị vòng đời khách hàng ở Mỹ, việc đặt ra câu hỏi “Cách hiểu này áp dụng thế nào tại Canada?” có thể mở ra tranh luận hữu ích về những khác biệt trong hành vi của người tiêu dùng Mỹ và Canada. Việc quá tập trung vào công việc ngay trước mắt thường ngăn ta đặt ra những câu hỏi mở rộng, nhưng nếu dành thời gian cho những câu hỏi như thế, ta có có thể hiểu rộng vấn đề hơn.

– Câu hỏi dạng ống phễu có tác dụng đào sâu vấn đề. Đây là dạng câu hỏi giúp ta nắm được nguồn gốc của các câu trả lời, thách thức các giả định và hiểu rõ nguyên nhân cốt lõi của vấn đề. Một số ví dụ về câu hỏi phễu là “Bạn đã phân tích vấn đề như thế nào?” và “Tại sao bạn lại bỏ qua bước này?” Phễu có thể giúp bạn lần theo cấu trúc của một tổ chức và những đề nghị của nó, chẳng hạn như, “Ta có thể áp dụng phân tích mẫu sản phẩm ngoài trời này cho một thương hiệu ngoại thất sân vườn nhất định không?” Hầu hết các nhóm phân tích – đặc biệt là nhóm gắn với hoạt động kinh doanh – đều sử dụng vô cùng khéo léo các câu hỏi này.

– Câu hỏi nâng cấp nêu lên các vấn đề rộng hơn và nhấn mạnh bức tranh toàn cục, đồng thời giúp bạn mở rộng tầm nhìn. Việc quá tập trung vào vấn đề trước mắt khiến bạn khó nhìn bối cảnh lớn đằng sau đó. Vậy nên bạn có thể hỏi, “Nếu lùi lại một bước thì vấn đề lớn hơn là gì?” hoặc “Ta có đang đặt ra đúng câu hỏi không?” Lấy ví dụ, một cuộc thảo luận về vấn đề sự sụt giảm trong lợi nhuận và sự hài lòng của khách hàng có thể biến thành cuộc bàn luận rộng hơn về chiến thuật hợp tác với một câu hỏi nâng cấp: “Thay vì thảo luận riêng lẻ từng vấn đề, đâu là xu hướng lớn hơn mà ta nên quan tâm? Những xu hướng này có mối liên hệ gì với nhau?” Những câu hỏi này giúp ta mở rộng tầm nhìn và nhìn nhận rõ hơn mối liên hệ giữa từng vấn đề riêng lẻ.

Trong thế giới “vội vã” ngày nay, ai cũng vội vã muốn có câu trả lời. Khả năng truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi và nhu cầu kinh doanh không ngừng thay đổi càng thúc đẩy sự vội vã này. Tuy nhiên, ta cần chậm lại và hiểu nhau hơn để tránh quyết định sai lầm và thành công trong hoàn cảnh hiện nay. Do việc đặt câu hỏi đòi hỏi ta phải chấp nhận tổn thương, văn hóa tập thể cần thay đổi để khuyến khích hành vi này. Thay vì hối thúc nhân viên đưa ra câu trả lời, các lãnh đạo nên khuyến khích họ dám lên tiếng đặt ra nhiều câu hỏi hơn, dựa trên mục tiêu họ vươn tới. Các quyết định sáng suốt đòi hỏi ta đưa ra được những câu hỏi thật sự quan trọng.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *